Il verbale di una riunione di un progetto di Web Marketing

Criteri generali di gestione

Il verbale deve essere redatto possibilmente durante la riunione stessa, in modo da essere eventualmente approvato subito, evitando giri successivi di posta. La cosa, inoltre, consente di ottimizzare i corsi del Project Manager perché evita code di lavoro in ufficio. Anche in termini legali e contrattuali, in Italia il tempo della rapportazione e della verbalizzazione è a carico del committente, il quale però solitamente lo riconosce più volentieri se è fatto al momento (molti fanno fatica a capire che devono pagare il tempo di scrittura di un verbale, se questo viene fatto dopo in ufficio).

All'inizio della riunione si concorda chi stenderà il verbale, solitamente è il PM stesso. Essere dotati di notebook è quindi fondamentale (come la capacità di digitare velocemente ed essere sintetici).

Nei progetti di Web Marketing solitamente il verbale si redige in forma di email inviata a tutti i presenti, con la nota finale che si ritiene ufficialmente approvato in caso di mancanza di risposte. Nel caso necessiti maggiore formalità, in progetti di grandi dimensioni e quando è coinvolta la Pubblica Amministrazione, è preferibile che il verbale sia stampato e firmato da tutti.

I verbali devono essere archiviati in una apposita cartella, in forma stampata, dal PM, che ne è solitamente il responsabile. Il PM, inoltre, ogni volta che si presenti ad una riunione, dovrà avere con sé una copia di tutti i verbali. Ciò è importante perché a volte per evitare inutili discussioni, basta mostrare il verbale in cui si era deciso una certa cosa. Il buon PM, quindi, conosce quasi a memoria ogni verbale del progetto.

Data e luogo

 Il verbale si apre con una sezione dal titolo "Data e luogo" che indica la data della riunione ed il luogo in cui s'è svolta. Non sempre dalla stampa delle email infatti è possibile ricavare la data della riunione, perché la email potrebbe essere stata inviata il giorno successivo. Queste due informazioni hanno carattere formale, quindi è importante che siano rese esplicite.

Presenti

Questa è sempre la seconda sezione e riporta l'elenco completo delle persone presenti alla riunione. Solo nel caso la presenza di una persona sia stato limitato a pochi minuti, non viene indicato per essere invece citato ove serva nel corpo del verbale.

Tutte le persone indicate nell'elenco dovranno ricevere copia del verbale e dovranno esplicitamente o implicitamente approvarlo.

Per cortesia, solitamente sono indicati prima i riferimenti del committente in ordine gerarchico e quindi quelli del fornitore. In alternativa, si potrà indicarli tutti in ordine alfabetico. Ad ogni modo, la scusa del non conoscere la gerarchia del cliente/committente non è accettabile, dato che questa è una precisa responsabilità del PM, il quale deve farsela chiarire nelle fasi iniziali del progetto. Il PM è la principale e spesso unica interfaccia tra fornitore e committente, ci mancherebbe che non conoscesse la gerarchia delle due parti.

Agenda della riunione

In questa sezione sono elencati i punti di cui era stata concordata la discussione, compresi quelli rimasti eventualmente in sospeso.

Cronistoria

Questa sezione, non sempre presente, riporta una brevissima indicazione per ognuno degli interventi fatti dai presenti, nell'ordine in cui sono stati fatti, in modo da consentire ai lettori di capire come s'è svolta la riunione.

Ovviamente è importante la capacità di sintesi di chi scrive il verbale, la velocità di digitazione ed il saper discernere gli aspetti salienti dalle cose corollarie, di cui si può evitare la verbalizzazione.

Nel caso servisse, chi scrive può chiedere 30 secondi di tregua durante le discussioni, per fissare quanto necessario. Spesso serve anche per calmare la tensione dei presenti.

Decisioni prese

Questa è la più importante sezione del verbale e deve riportare in forma esplicita e completa ogni decisione presa dai presenti, anche se riportata nella parte della cronistoria. Chi legge, infatti, deve trovare raccolte tutte le decisioni, perché spesso solo questa è la cosa importante.

Per ogni decisione, devono essere indicati il tema, l'azione eventuale da svolgere, chi è incaricato o responsabile, il tempo ed eventuali dissenzienti (i quali possono esplicitamente richiedere di essere indicati come tali).

Non devono essere riportati dettagli operativi, salvo che non abbiano valore strategico. Il verbale, infatti, non è un documento di specifiche. Nel caso, si può indicare il fatto che un documento specifico seguirà.

Sospesi

I punti dell'agenda che siano rimasti in sospeso, andranno riportati in questa sezione e saranno presenti nell'agenda della riunione successiva.

Nel caso non sia stata semplicemente mancanza di tempo, andranno indicati i motivi per i quali non sono sono stati discussi.

Prossima riunione

Normalmente questa è l'ultima sezione del verbale, riporta la data concordata per la successiva riunione ed una frase che formalizzi l'approvazione, come "Il verbale si ritiene approvato dai destinatari della presente email nel caso non pervenga esplicita indicazione contraria nei prossimi tre giorni".