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La riunione per lo stato d'avanzamento (S.A.L.)

Continuo con la serie di post sulla gestione dei progetti di Web Marketing iniziata con Le regole per un buon incontro col potenziale cliente, parlando di un altro dei temi del Corso di Web Project Management, come fare nel migliore dei modi un S.A.L.

Con la sigla S.A.L. nel Project Management si fa riferimento ad una riunione di verifica dello stato d'avanzamento dei lavori relativi ad un progetto. Spesso è una riunione direzionale o col rappresentante del committente (in questo caso può chiamarsi anche Riesame del Progetto), a volte è una riunione tra il Project Manager ed i Team Leader per la verifica interna delle attività.

 

Cose da fare

Identificare la cadenza migliore e tentare di rispettarla, in modo da ottimizzare i costi (una riunione direzionale, per le risorse coinvolte, ha sempre costi elevati), ma non accumulare eccessiva distanza tra una verifica e l'altra. Per progetti di una certa dimensione (più di un anno), solitamente si fissa una volta al mese, per progetti più piccoli, può andar bene una frequenza bisettimanale.

Se possibile, cercare di organizzare la riunione sempre nello stesso giorno della settimana, in modo da identificare quello migliore per tutti (a volte il mercato che si svolge in certi giorni è da solo un motivo di stress, in certe città).

La riunione dovrebbe tenersi sempre nella stessa sala, in modo da evitare ogni volta la perdita di tempo per verificare se ci sono le connessioni, individuare gli IP, procurarsi le lavagne o i proiettori, ecc.

Inviare in precedenza il materiale da leggere, se presente, per evitare di trasformare la riunione in una sessione di lettura comune. Fanno eccezioni situazioni delicate, dove si ritiene preferibile il fornire personalmente notizie critiche.

L'agenda della riunione deve essere fissata con una email e lasciata invariata, salvo accordo di tutti i partecipanti. Ognuno, infatti, ha il diritto di sapere in anticipo di cosa si parlerà ed arrivarvi preparato.

Ogni riunione deve concludersi con almeno una decisione. L'impossibilità di prendere decisioni, infatti, solitamente è indice del fatto che la riunione non fosse stata preparata o che mancassero i presupposti per farla.

Solitamente è il Project Manager a condurre la riunione, scandire i punti dell'agenda e tentare di mantenere viva l'attenzione sui temi. Nel caso vi siano i PM delle due parti (fornitore e cliente) solitamente i due si accordano informalmente scambiandosi le parti tra una riunione e l'altra.

Alla conclusione della riunione, si concorda sempre la data della successiva, per evitare che si inneschi un loop di email e telefonate per accordarsi tra i presenti.

Un PM. moderno si presenta alla riunione col suo notebook e la possibilità di connettersi con il laboratorio in chat, in modo da avere un supporto immediato nel caso sia necessario sincronizzarsi su qualche tema o domanda che esige una risposta veloce.

La riunione deve essere verbalizzata da uno dei partecipanti. Di questo verbale vi parlerò più approfonditamente in uno dei prossimi post.

 

Errori da evitare

La riunione non deve mai durare più di un'ora o un'ora e mezza, neppure con l'accordo dei presenti. Dopo tale tempo mantenere la lucidità è praticamente impossibile per la mente umana e si rischia di prendere decisioni affrettate e poco obiettive. Inoltre, per molte figure aziendali assentarsi dalle proprie attività per più di un'ora è difficilissimo, quindi trattenerle implica la loro disattenzione e la loro fretta.

Si ritiene poco elegante il presentarsi con una persona che non sia stata annunciata. Nessuna regola scritta lo vieta, ma nessun PM di classe lo farebbe mai!

Presentarsi in ritardo ad un S.A.L. non è ammesso, data l'importanza, il ruolo, il numero ed il costo delle persone in gioco. Sarebbe considerato segnale di menefreghismo nei confronti degli altri. Se il S.A.L. è fissato al mattino in una città diversa dalla propria, è obbligatorio arrivarvi alla sera precedente.

Evitare di far diventare la riunione direzionale un luogo di decisioni operative. Durante l'esame dello stato di avanzamento, infatti, si prendono decisioni strategiche o direttive, non si discutono i dettagli operativi, che sono lasciate ad altre sedi, competenze e riunioni. Tenere un Direttore fermo per un'ora a sentir discutere di come sviluppare una routine, è il modo migliore per non vederlo più e non riuscire più a coinvolgerlo nei S.A.L.

Un errore madornale, per i PM, è presentarsi ad un S.A.L. senza avere chiari i vincoli del contratto. Il contratto deve sempre essere in borsa ed il buon PM dovrebbe conoscerlo a memoria.

I S.A.L. sono obbligatori in ogni progetto, quindi fare offerte che non li prevedano come costi, significa minare l'intera commessa sin dalle prime battute.

Commenti (3)
fradefra:

Voce fuori campo :p

Come per il precedente sul primo incontro, qualcuno dirà che questo post è molto basico. Ok, lo so, ma mica posso fare un trattato sul Project Management via post.

Il SAL è un argomento che durante un corso di PM old style portava via da solo un paio di giorni. Qui ho voluto scrivere le cose essenziali e minime. Io stesso vorrei già aggiungerne altre, ma non mi sarei più fermato. Al limite, ci sono sempre i commenti.

Ovviamente se qualcuno di voi vuol aggiungere qualcosa, sarà il benvenuto. Contribuirà a renderlo meno basico :p

Direi che già questa:

>I S.A.L. sono obbligatori in ogni progetto, >quindi fare offerte che non li prevedano come >costi, significa minare l'intera commessa sin >dalle prime battute.

è una cosa non da poco e che credo sfugga ai meno esperti.

fradefra:

Infatti, Alessio, sapessi le litigate con tanti commerciali per fargli prendere l'abitudine di quotarle. Molti commerciali preferiscono far finta di non sapere che poi le riunioni serviranno, per tenere le offerte più basse.

Da licenziare all'istante!
...vabbè, dai, una possibilità diamogliela :)

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