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Il costo della comunicazione

Manhattan vista dall'alto, centro nevralgico della comunicazione mondiale.Vi descrivo una situazione che frequentemente ricorre nelle aziende, poi arrivo al dunque.

1) Francesco scrive una email a Marco, esprimendo un dubbio e facendo una domanda. Impiega circa tre minuti.

2) Marco riceve la posta, vede l'email di Francesco, la apre, la legge, non ha tempo per rispondere subito, la richiude. La parte relativa alla email di Francesco fa un minuto.

3) Marco dopo un'oretta si ricorda dell'email, la cerca, la riapre, la rilegge e riflette un istante. Sono due minuti in tutto.

4) Marco scrive l'email di risposta a Francesco. Impiega circa cinque minuti.

5) Il sistema di emailing invia un messaggio d'errore a Marco. Marco capisce che c'è stato un time-out o qualcosa di simile, non è ben sicuro. Comunque, cerca l'email tra le inviate, inoltra. Passano altri due minuti.

6) Francesco legge la risposta (tre minuti), gli restano alcuni dubbi, riscrive a Matteo (altri 4 minuti).

7) Marco riceve l'email, la legge e risponde. Passano altri 4 minuti.

8) Francesco riceve l'email di ri-risposta, non capisce comunque l'ultima precisazione e decide di chiamare Marco al telefono. Telefonata esclusa, passano altri due minuti.

 

Costo di questo scambio di email

Questo scambio di email, sommando i vari minuti, che come potete vedere non sono certo sovrastimati, comporta 26 minuti. Lasciando perdere il costo della rete e della banda, i 26 minuti al costo aziendale medio di 200 euro a persona a giorno (ma per certi profili come un responsabile web marketing il costo può facilmente essere il doppio) abbiamo un valore di 10 euro circa.

Il tutto, perché si è voluto evitare una telefonata che sarebbe costata forse sì, forse no, un euro o due, massimo quattro, compreso il tempo dei due coinvolti!

 

Costo di queste situazioni

Questa cosa a Marco succede un paio di volte al giorno, stessa cosa a Francesco. Quindi, per lo meno raddoppiamo. Sono 20 euro. Inoltre in azienda abbiamo altre dieci persone. Pensiamo di moltiplicare almeno per 5 (ma si potrebbe arrivare a dover moltiplicare per 7 o 8). Sono 100 euro!

Se moltiplichiamo per 220 giorni, che solitamente è usato come numero di giornate lavorative nell'anno aziendale, abbiamo lo strabiliante costo di 22 mila euro. Ok, dividiamo per due per togliere di mezzo il presupposto che io mi sia bevuto il cervello, restano pur sempre 10 mila euro all'anno!

Tutto perché ormai molti di noi sono così internettizzati da scordarsi che esiste il telefono e che in molte situazioni, dove la formalità dello scritto non è necessario, sarebbe forse preferibile questo canale, magari con una email finale solo per fissare dei punti che già si sono concordati.

E ve lo dice un appassionato di Internet e Web, che usa l'email dal 1985 (su sistemi precedenti all'attuale sistema di scambio) e dal 1993 su quello attuale basato sul POP3.

Commenti (5)

ciao Francesco, quante volte ho pensato ciò che hai scritto, concordo in pieno, viaggiando in prossimità delle 100 mail giorno, quanti soldi spreco? Probabilmente tantissimi, sicuramente troppi, quindi confermo il dato.
A mia discolpa, evidenzio il fatto che spesso l'esigenza è quella di lasciare una traccia, nel senso che trattandosi prevalentemente di comunicazioni di lavoro, lo scripta manent è purtroppo necessario, mio malgrado:-)
ciao

Dimentichi il valore negativo (sempre economicamente parlando) di una interruzione. Marco sta facendo qualcosa di importante ed è completamente immerso. Riceve una telefonata da Francesco e quindi si interrompe. Dopo la telefonata, è distratto, quindi approfitta della pausa per consultare la propria posta, guardare le previsioni per domani, bere un bicchiere d'acqua. Poi finalmente torna a fare quello che stava facendo, ma ci mette un quarto d'ora solo a ricostruire dov'era arrivato e un altro quarto d'ora per rientrare nella "trance agonistica".
Ti garantisco che questa cosa, soprattutto per un programmatore, non va sottovalutata.

Ma non dovremmo essere tutti dei perfetti manager del nostro tempo e leggere/rispondere alle email solo UNA volta al giorno? E solo a quelle più importanti? ;-)

Vabbè, ragazzi, io volevo solo evidenziare il costo. Poi penso che ogni azienda e persona si debbano organizzare al meglio secondo il proprio modo di lavorare, settore, relazioni, ruolo, ecc. ecc.

Per esempio certe cose io le faccio via email, altre al telefono. Non credo ci sia un modo standard.

L'importante, però, è non ignorare il problema.

Piccolo aneddoto. Un mio cliente mi chiede di creare una nuova casella mail, la creo e gli invio (su un'altra mail :-) ) i parametri per configurarla.
Mi risponde via mail dicendo che la nuova mail non funziona.
Gli rispondo di controllare la password.
Mi ri-risponde dicendo che ha ricontrollato ma continua a non funzionare...
A quel punto scocciato dalla cosa telefono e risolviamo la situazione in meno di un minuto (visto che nel post si evidenziavano i tempi...).
Ora mi domando, se non avessi chiamato quante altre mail ci saremmo dovuti scrivere per fargli fare un semplice copia-incolla?

Per le cazzate però manager, tecnici, segretarie e tutti gli altri hanno sempre il cellulare tra le mani. :-D

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