Scrivere un offerta sul Web Marketing

Prima di addentrarmi nella discussione delle sezioni più importanti, vediamo alcune regole generali.

• Studiate un formato standard ed usatelo per tutte le offerte che fate, per non dover ogni volta ricominciare da capo o peggio, dimenticarvi dei pezzi.
• L'offerta scrivetela come vi pare, ma ricordate di salvarla ed inviarla in PDF.
• L'offerta è un documento formale. Scrivetela sempre su carta intestata, salvo che non sia una email (ed un offerta non dovrebbe esserlo mai, salvo non siano cose piccole).
• Tutte le offerte devono essere copiate in una cartella contenente un archivio cronologico, in modo da poterle facilmente trovare. Questo archivio deve essere in uno spazio aziendale condiviso, in modo che non siano perse nel caso un commerciale cambi lavoro.
• Nel caso le offerte siano firmate a mano, deve essere tenuta una scansione del documento firmato.
• Una copia dell'offerta deve stare nella cartella del progetto che il Project Manager si porta dietro (per inciso, non accettavo di lavorare come PM in aziende che mi negavano la possibilità di vedere le offerte in originale).
• Delle offerte, vanno tenute tutte le versioni vecchie non firmate. Difficile spiegare perché in un post e sarebbe fuori tema, voi fatelo, vedrete che vi servirà

Intestazione dell'offerta

La parte di intestazione deve riportare i seguenti dati:

• nome dell'azienda, indirizzo, persona a cui è indirizza, persona a cui è indirizzata per conoscenza;
• data scrittura e protocollo (che deve includere un progressivo annuale, la sigla in caratteri maiuscoli di chi è responsabile dell'offerta, la sigla in caratteri minuscoli di chi l'ha materialmente scritta);
• oggetto dell'offerta;
• una descrizione di poche righe del documento.

Descrizione del progetto (o altra attività)

In questa sezione si descrive il progetto che si sta offrendo o il servizio, con spiegazione dettagliata.

A volte questa sezione può essere suddivisa in due parti, una di spiegazione sommaria con l'elenco dei punti importanti, la seconda con l'approfondimento di ogni punto.

Vincoli e Garanzie

In questo punto dell'offerta si indicano i vincoli che il cliente/committente deve rispettare, perché il risultato sia garantito dal fornitore. Ad esempio, se sto offrendo un corso aziendale interno, un vincolo potrebbe essere la presenza della connessione Internet, la possibilità per me di collegarmi col mio notebook, ecc.

Sono anche da riportare in modo chiaro le garanzie che il fornitore offre e le eventuali esclusioni. Ad esempio, io a volte indico che l'offerta di una analisi non comprende un documento di spiegazione, ma solo il report vero e proprio (il documento di spiegazione mi costerebbe tanto quanto il report).

Per corsi interni personalizzati, per esempio, indico sempre che non c'è materiale didattico. Realizzarlo, infatti, è un ulteriore lavoro, che va pagato a parte.

Fatturazione e pagamentiBen chiaramente devono essere indicati il prezzo pattuito, i termini di fatturazione, con indicazione degli eventuali scaglioni e dell'evento a cui si collegano.

Non vanno dimenticati i termini di pagamento. Non basta dire quando si fatturerà, ma anche quando a fronte della fattura il committente dovrà pagare.

In questa sezione, solitamente, va indicata anche la data di scadenza dell'offerta. Infatti è importante che sia ben chiaro che se oggi ti offro un certo servizio ad un certo prezzo, non è detto che ciò sia valido anche tra sei mesi.

Firme

Il documento si conclude con lo spazio per la firma dell'autore o responsabile dell'offerta, con l'indicazione del nome dell'azienda, il nome della persona che firma ed il suo titolo in azienda.

Nel caso sia prevista un'accettazione, deve essere predisposto lo spazio per la firma di chi accetta, che deve riportare in stampatello il suo nome, oltre alla sua firma autografa ed al nome dell'azienda. Alcuni chiedono, in questo spazio, il timbro dell'azienda.

A questo proposito, vi ricordo che se potete dimostrare in tribunale che una precedente offerta era stata accettata dal committente e pagata alla conclusione dei lavori, per questa nuova non potrà dire di non conoscere chi ha firmato (alcuni ci provano) o che il soggetto non fosse autorizzato a farlo. In queste situazioni spesso il giudice a fronte del rito "i fatti lasciavano credere che..." dà torto al committente ed intima il pagamento.