« Non togliete la chiave dal PPC se siete tra i risultati naturali | Main | Borsa di studio a Giuseppe Pastore »

Archiviazione dei documenti di progetto

Continuo con la serie di post sul Project Management di un progetto di Web Marketing e dopo Le regole per un buon incontro col potenziale clienteLa riunione per lo stato di avanzamento e Come scrivere il verbale di una riunione, stavolta vediamo come si archiviano i documenti.

Anche se a molti non piace la carta, purtroppo è impossibile l'archiviazione completamente elettronica. Della carta c'è ancora bisogno ed occorre rassegnarvisi. Naturalmente è giusto far di tutto per limitare la cosa, ma vedrete che non se ne può far a meno.

 

La cartella del Project Manager

Il PM deve avere una sua cartella in cui sono raccolte le copie stampate di:

  • tutte le offerte che non sono state approvate;
  • l'offerta accettata completa di firma;
  • la fotocopia dell'eventuale ordine firmato;
  • il contratto, con tutte le note in calce;
  • i verbali di tutti i S.A.L.;
  • i moduli di installazione, collaudo o accettazione delle forniture parziali;
  • tutte le comunicazioni intercorse tra committente e commissionario.

Il PM porta sempre con sé questa cartella, perché in qualunque momento deve essere in grado di risalire velocemente ad una informazione che potrebbe consentirgli di dare risposta ad una domanda o risolvere sul nascere un piccolo contenzioso.

 

La cartella nell'archivio ufficiale

Una cartella ufficiale con tutti i documenti già indicati nel punto precedente, spesso in versione originale, deve essere tenuta nell'archivio dell'azienda. Questa cartella non deve mai uscire dall'archivio e soprattutto dall'azienda stessa.

Una persona, solitamente una segretaria, è responsabile dell'archivio ed è l'unica che potrà manipolare i documenti contenuti. Nel caso qualcuno chiedesse un documento, provvederà a consegnarne una fotocopia, registrando su un post-it il nome di chi dovesse prelevare, caso eccezionale, uno degli originali.

I PM consegnano alla responsabile i documenti che vogliono siano archiviati.

La gestione dell'archivio è importantissima per l'azienda e spesso in passato ho avuto modo di risolvere un contenzioso solo perché ero l'unico ad avere ancora copia dei documenti originali a distanza di anni dal momento in cui il progetto era partito.

 

L'archivio cronologico

Una sezione dell'archivio è destinata alla conservazione di una copia in ordine cronologico di tutte le comunicazioni in entrata ed in uscita, ma soprattutto di queste ultime, dall'azienda.

Documenti che spesso non hanno una collocazione per progetto, infatti, vanno tenuti in archivio perché a volte vi possono essere relazioni non prevedibili.

Va anche detto che spesso l'accesso al cronologico è quello più veloce e produttivo ai fini della ricerca.

 

Email e moduli online

Le due cartelle (quella del PM e quella aziendale in archivio) devono contenere anche copia delle email che il PM si scambia con la controparte, così come di quelle interne che riportano informazioni importanti per l'andamento del progetto.

La sola archiviazione elettronica, infatti, non è sufficiente per una buona gestione del progetto. Le aziende cambiano i sistemi software, i PM si trasferiscono da un'azienda all'altra, i notebook si guastano.

L'azienda deve sempre avere un modo per accedere velocemente a tutta la storia di un progetto, così come il PM stesso deve poter consultare ogni comunicazione senza dover essere collegato o avere il PC acceso.

 

Archivio elettronico

Premesso che l'archivio cartaceo è inevitabile, per semplificare il modo e ed i tempi di ricerca, l'azienda può creare un archivio elettronico usando uno dei tanti sistemi software ed hardware oggi disponibili. Spesso l'archivio elettronico è parte di un sistema CRM (Customer Relationship Management) o una applicazione dedicata.

La presenza di uno scanner è indispensabile, in questi casi, perché va gestita la presenza di documenti firmati e comunicazioni arrivate in forma cartacea dal committente.

Il software di archiviazione (spesso basato su supporti CD o DVD) deve avere la gestione dei diritti di accesso, in modo da garantire la necessaria riservatezza.

 

L'archivio come sistema di formazione

Non c'entra con l'archiviazione, ma vorrei lo stesso parlarvene. Uno dei vantaggi di un buon archivio, a cui molti spesso non pensano, è la sua capacità di dare un contributo formativo quando si assume un nuovo Project Manager.

Quando la nuova persona veniva inserita, infatti, io ero solito dargli da leggere, come prima cosa, la cartella completa di un vecchio progetto. Questo consentiva al nuovo assunto di prendere visione dei metodi di lavoro (in termini di gestione, naturalmente), dei flussi standard di comunicazione e degli imprevisti e percorsi possibili.

Ovviamente in questi casi sceglievo i progetti secondo me più indicati, sulla base della complessità, della tipicità e del rigore della gestione effettuata.

 

L'archivio come estensione di memoria e patrimonio informativo

Un buon archivio è spesso una fonte inesauribile di informazioni vitali per l'azienda. Mi è capitato di operare in società che a distanza di pochi mesi non ricordavano più cosa fosse successo in una certa occasione o come si fosse concluso un fatto. Ciò dipende, naturalmente, non dalla voglia di dimenticare, ma dal fatto che le persone vanno e vengono e ciò è inevitabile.

L'archivio, fatto e gestito in modo da rappresentare una forma di memoria di ogni evento, è a volte la cassaforte in cui troviamo le informazioni che ci consentono di scrivere meglio il prossimo contratto o valutare più correttamente i costi di un nuovo progetto.

 

Il test dell'archivio

Per quanto mi riguarda, l'archivio è così importante, che spesso in passato ho addirittura fatto dei test per essere certo che tutta la gestione funzionasse al meglio.

Cosa facevo? Semplice, il venerdì alle 17 andavo dalla segretaria responsabile dell'archiviazione e gli chiedevo di darmi la cartella ufficiale. Poi passavo il sabato mattina in ufficio a controllare se leggendo il tutto ero in grado di comprendere appieno l'andamento del progetto. Se ciò non avveniva o se avevo bisogno di chiedere informazioni a qualcuno, intuivo la mancanza di qualche documento. Inoltre spesso mi accorgevo del fatto che documenti importanti non erano stati archiviati o erano stati prelevati (soprattutto questo avveniva per i moduli di collaudo ed i verbali delle riunioni).

Il test è importante perché l'azienda deve prendere coscienza del fatto che spesso è proprio il Project Manager l'elemento debole della catena. Lui stesso, infatti, potrebbe licenziarsi ed un nuovo PM deve poterlo sostituire anche solo leggendo la cartella di un progetto. Cosa che non avviene quasi mai, per il semplice fatto che la cartella non esiste o è incompleta.

 

Conclusione

Quella che vi ho illustrato è una gestione completa degli archivi, che negli anni in cui dirigevo reparti di sviluppo o progettazione tendevo a creare. Ovviamente non sempre è possibile arrivare a questo livello, però bisognerebbe almeno comprenderne la struttura in modo da avvicinarsi quanto possibile. Come committente sarei terrorizzato all'idea di affidare un mio progetto strategico ad una azienda che non sa neppure gestire i documenti delle commesse che le vengono affidate.

Scrivi un commento


YoYo - Formazione rotolante, Via Zara 30, 36040 Orgiano (VI) - Tel. +39 349 2207339 - P.IVA 03441480245
Per iscrivervi ai corsi o ricevere maggiori informazioni contattate Mariangela Balsamo scrivendo a mariangela.balsamo@yoyoformazione.it